Ryczałt za samochód służbowy w 2026 roku

Rozliczanie ryczałtu za samochód służbowy używany do celów prywatnych często budzi pytania wśród przedsiębiorców. Zapewnienie pracownikom pojazdu firmowego to popularny benefit, ale wiąże się z konkretnymi obowiązkami podatkowymi i księgowymi. Jak prawidłowo ustalić wartość ryczałtu i jakie są jego konsekwencje podatkowe?

Czym jest ryczałt za samochód służbowy dla pracownika?

Ryczałt za samochód służbowy to stała, z góry określona kwota doliczana do przychodu pracownika, gdy korzysta on z firmowego auta. W praktyce oznacza to, że pracownik nie musi rozliczać faktycznej liczby prywatnych przejazdów ani prowadzić ewidencji kilometrów. Pracodawca dolicza jedną miesięczną kwotę, określoną w przepisach. Takie rozwiązanie stosuje się, gdy samochód służbowy jest udostępniony pracownikowi również poza godzinami pracy, np. na weekendy czy urlop. Kwota ryczałtu stanowi przychód pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Prawidłowe naliczenie ryczałtu ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS.

Jak ustalić wartość ryczałtu za używanie auta służbowego prywatnie?

W 2026 roku wysokość ryczałtu za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych zależy od mocy silnika, a nie – jak dawniej – od jego pojemności. Przepisy przewidują dwie stałe stawki miesięczne, które są doliczane do przychodu pracownika.

Wskazane kwoty są traktowane jako przychód z tzw. nieodpłatnego świadczenia, czyli korzyści, którą pracownik otrzymuje bez zapłaty – w tym przypadku możliwości prywatnego korzystania z samochodu firmowego. Jeśli pracodawca pokrywa również paliwo wykorzystywane prywatnie, wartość ryczałtu obejmuje także ten element. Gdy pracownik tankuje paliwo na własny koszt, ryczałt dotyczy wyłącznie udostępnienia pojazdu.

W przypadku korzystania z auta tylko przez część miesiąca, kwota ryczałtu ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Dla uniknięcia wątpliwości zasady korzystania z samochodu służbowego powinny być jasno opisane w regulaminie lub umowie z pracownikiem.

Ryczałt za samochód służbowy a składki ZUS – co musisz wiedzieć?

Ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest traktowany jak dodatkowy przychód pracownika. Oznacza to, że zwiększa on podstawę naliczania składek ZUS oraz podatku, tak samo jak wynagrodzenie zasadnicze. Od tej kwoty naliczane są zarówno składki po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Przykład: Pracownik korzysta prywatnie z samochodu służbowego o mocy powyżej 60 kW, dlatego jego ryczałt wynosi 400 zł miesięcznie. Kwota ta zostaje doliczona do wynagrodzenia brutto, a następnie od całości naliczane są składki ZUS i podatek. W efekcie pracownik otrzyma nieco niższe wynagrodzenie netto, a koszt zatrudnienia po stronie pracodawcy wzrośnie. Ryczałt nie jest objęty żadnymi zwolnieniami z ZUS, dlatego musi być prawidłowo wykazany w dokumentach rozliczeniowych. Pominięcie tej kwoty lub błędne naliczenie może prowadzić do zaległości i sankcji. Dla bezpieczeństwa warto jasno określić zasady rozliczania ryczałtu w dokumentacji kadrowej.

Chcesz mieć pewność, że ryczałt za samochód służbowy w Twojej firmie jest rozliczany prawidłowo i zgodnie z aktualnymi przepisami? Skontaktuj się z nami – prowadzimy profesjonalną księgowość dla firm i chętnie pomożemy w bezpiecznym rozliczeniu benefitów pracowniczych.