Ulga na złe długi w 2026 roku – jak odzyskać podatek od niezapłaconej faktury?
Nieterminowe płatności ze strony kontrahentów to jedno z największych wyzwań, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy w Polsce. Zatory płatnicze bezpośrednio uderzają w płynność finansową firm. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że przepisy podatkowe często zmuszają do odprowadzenia podatku VAT oraz podatku dochodowego jeszcze zanim realne środki trafią na konto bankowe. W efekcie wierzyciel finansuje podatki za niesolidnego partnera handlowego.
Skutecznym narzędziem do walki z tym zjawiskiem jest ulga na złe długi. To mechanizm, który pozwala odzyskać zamrożone podatki bez konieczności czekania na finał długotrwałego procesu windykacyjnego.
Spis treści:
- 1. Czym jest ulga na złe długi i jak działa?
- 2. Ile dni musi minąć, by skorzystać z ulgi na złe długi?
- 3. Jakie są warunki uprawniające do skorzystania z ulgi na złe długi w podatku VAT?
- 4. Porównanie zasad rozliczania ulgi na złe długi
- 5. Jak odzyskać podatek krok po kroku z wykorzystaniem ulgi na złe długi?
Czym jest ulga na złe długi i jak działa?
Istotą tego rozwiązania jest przywrócenie równowagi finansowej przedsiębiorcy, który dostarczył towar lub wykonał usługę, ale nie otrzymał zapłaty. Mechanizm opiera się na zasadzie symetrii podatkowej:
- Wierzyciel: Masz prawo zmniejszyć swój podatek należny (VAT) oraz podstawę opodatkowania w podatku dochodowym (PIT/CIT).
- Dłużnik: Traci prawo do odliczenia podatku z nieopłaconej faktury i musi zwrócić tę kwotę do urzędu skarbowego.
Ile dni musi minąć, by skorzystać z ulgi na złe długi?
Aby móc odzyskać VAT z nieopłaconej faktury, musisz spełnić określone kryteria ustawowe. Na pytanie o to, ile dni musi minąć, aby móc zastosować ulgę na złe długi i skorygować podatek, przepisy odpowiadają precyzyjnie. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, gdy minęło dokładnie 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie.
Przełomowe zmiany w limitach czasowych (Wyrok NSA)
Dotychczas polskie przepisy nakładały sztywny termin na skorzystanie z ulgi na złe długi (czyli odzyskania VAT-u za nieopłacone faktury). Przedsiębiorca miał na to maksymalnie 3 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Jeśli ten termin minął, urzędy skarbowe twardo odmawiały zwrotów, a pieniądze bezpowrotnie przepadały. Sytuację rewolucjonizuje jednak przełomowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 marca 2025 roku. NSA orzekł, że ograniczanie prawa do ulgi sztywnym terminem 3 lat jest niezgodne z unijną Dyrektywą VAT. Dzięki temu wyrokowi urzędy skarbowe nie mogą już odmawiać zwrotu tylko z powodu upływu 3 lat. Obecnie przedsiębiorcy mogą dochodzić zwrotu podatku w ramach ogólnego, 5-letniego okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Przykład w praktyce: Jeśli posiadasz nieopłaconą fakturę sprzed 4 lat, dawniej urząd skarbowy odprawiłby Cię z kwitkiem. Dzisiaj, powołując się bezpośrednio na ten wyrok NSA, możesz złożyć wniosek i skutecznie odzyskać swoje pieniądze.
Jakie są warunki uprawniające do skorzystania z ulgi na złe długi w podatku VAT?
Zanim zaczniesz starać się o odzyskanie pieniędzy, musisz upewnić się, że spełniasz określone zasady – w dniu, w którym składasz dokumenty do urzędu skarbowego, sytuacja Twoja i Twojego klienta musi wyglądać następująco:
- Twój status (Wierzyciel): W dniu składania dokumentów Twoja firma musi być zarejestrowana jako czynny podatnik VAT.
- Status klienta (Dłużnik): W momencie, gdy sprzedawałeś towar lub usługę, Twój klient musiał być czynnym podatnikiem VAT. Co ważne – nie ma znaczenia, co dzieje się z nim teraz. Nawet jeśli dzisiaj jego firma jest w likwidacji, upadłości lub się wyrejestrowała, nadal masz prawo odzyskać swój VAT.
- Biznesowy charakter: Transakcja musiała odbyć się między dwiema firmami (B2B) w ramach prowadzonych przez Was działalności gospodarczych.
- Brak zapłaty: Rachunek nadal pozostaje nieopłacony, a Ty nie sprzedałeś tego długu innej firmie (np. poprzez faktoring czy cesję).
Ulga na złe długi w podatkach dochodowych (PIT i CIT)
Warto pamiętać, że odzyskiwanie pieniędzy z nieopłaconych faktur nie ogranicza się tylko do podatku VAT. Bardzo podobne i korzystne rozwiązanie możesz zastosować również przy rozliczaniu podatku dochodowego. Jeśli Twój kontrahent spóźnia się z płatnością ponad 90 dni (licząc od terminu płatności na fakturze), możesz pomniejszyć swój dochód do opodatkowania (lub przychód, jeśli rozliczasz się ryczałtem) o wartość netto z tej niezapłaconej faktury. Dzięki temu zapłacisz po prostu mniejszy podatek dochodowy.
Chcesz wiedzieć, jak rozliczyć to w zeznaniu rocznym i jakich formularzy użyć? Przeczytaj artykuł Ulga na złe długi w PIT i CIT – jak rozliczyć ją w zeznaniu rocznym?.
Porównanie zasad rozliczania ulgi na złe długi
Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice oraz wymagania dla poszczególnych rodzajów podatków (VAT, PIT i CIT). Warto zapoznać się z tym zestawieniem, ponieważ przepisy przewidują dla nich zupełnie inne limity czasowe oraz odmienne zasady przy transakcjach z konsumentami:
| Obszar (Podatek) | Ulga na złe długi w VAT | Ulga na złe długi w PIT / CIT |
|---|---|---|
| Główna korzyść | Odzyskanie (pomniejszenie) podatku VAT należnego z nieopłaconej faktury. | Pomniejszenie dochodu do opodatkowania o wartość netto z faktury. |
| Wymagany czas zwłoki | 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie. | 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie. |
| Ograniczenie czasowe | Do 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę (zgodnie z przełomowym wyrokiem NSA). | Do 3 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę (licząc od roku jej wystawienia). |
| Status dłużnika (B2B) | Musiał być czynnym podatnikiem VAT w dniu dostawy towaru/usługi. | Dłużnik na dzień poprzedzający złożenie zeznania rocznego nie może być w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji. |
| Transakcje z konsumentami (B2C) | Tak, ale pod warunkiem potwierdzenia długu (wyrok sądu, komornik, wpis do rejestru długów lub upadłość dłużnika). | Nie. Ulga na złe długi w podatkach dochodowych dotyczy wyłącznie transakcji zawieranych w ramach działalności gospodarczej (B2B). |
Obowiązki dłużnika i sankcje
Jeśli dłużnik nie ureguluje rachunku w ciągu 90 dni, ma bezwzględny ustawowy obowiązek zmniejszenia swojego podatku naliczonego. Musi tego dokonać w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Co kluczowe, obowiązek ten ciąży na dłużniku automatycznie i jest całkowicie niezależny od tego, czy wierzyciel zdecydował się na skorzystanie z ulgi na złe długi, czy też tego nie zrobił. Jeśli dłużnik nie dokona korekty, a urząd skarbowy wykryje to podczas kontroli (co dzięki automatycznej weryfikacji JPK i KSeF w 2026 roku jest niemal pewne), na dłużnika zostanie nałożona sankcja w wysokości 30% kwoty podatku wynikającego z nieopłaconej faktury.
Rozliczenie ulgi na złe długi a konsumenci (B2C)
Dzięki wcześniejszym zmianom przepisów i orzecznictwu TSUE, odzyskanie VAT jest możliwe także wtedy, gdy dłużnikiem jest konsument (osoba prywatna nieprowadząca działalności) lub podmiot zwolniony z VAT. Ponieważ transakcje B2C są wyłączone z systemu KSeF, proces ten przebiega tradycyjną ścieżką. Warunkiem skorzystania z ulgi na złe długi w przypadku konsumenta jest jednak to, aby wierzytelność została uprawdopodobniona. Musi zostać spełniony przynajmniej jeden z poniższych warunków:
- Wierzytelność została potwierdzona: Musi być poparta prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego (do komornika).
- Wpis do rejestru: Wierzytelność została wpisana do rejestru dłużników niewypłacalnych (np. KRD, BIG Infomonitor).
- Upadłość: Wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.
Jak odzyskać podatek krok po kroku z wykorzystaniem ulgi na złe długi?
W 2026 roku cały proces odbywa się drogą elektroniczną. Nie musisz składać osobnych papierowych wniosków do naczelnika urzędu skarbowego. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku nakłada jednak na przedsiębiorców nowe obowiązki dokumentacyjne.
Aby cała procedura zwrotu podatku przebiegła sprawnie, przejdź przez poniższe kroki:
- Zweryfikuj termin: Upewnij się, czy od ustalonego terminu płatności minęło dokładnie 90 dni.
- Zweryfikuj status dłużnika: Sprawdzić dane kontrahenta na Białej Liście podatników. (👉 W osobnym wpisie wyjaśniamy: Jak sprawdzić czy konto jest na białej liście.)
- Odnajdź fakturę w KSeF: Przygotuj numer identyfikacyjny KSeF faktury pierwotnej – jest on niezbędny do prawidłowego powiązania i zaraportowania korekty w strukturach przesyłanych do urzędu skarbowego.
- Uzupełnij korektę w JPK_V7: Wykaż korektę podstawy opodatkowania oraz podatku należnego ze znakiem minus w pliku JPK_V7 za okres, w którym upłynął 90-dniowy termin (oraz odpowiednio oznacz transakcję w schemie JPK).